Na skutek nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) od 31.07.2021 roku wszystkie biura rachunkowe stały się instytucją obowiązaną.

W konsekwencji zmian, biura rachunkowe będą musiały wypełnić szereg szczegółowych obowiązków, w tym będą zobowiązane do wdrożenia procedur wewnętrznych, które pomogą zidentyfikować klienta, ustalić beneficjenta rzeczywistego, analizować transakcje zawarte przez klientów, a w przypadku transakcji podejrzanych, zaraportować ją do GIIF

Wewnętrzna procedura AML w biurze rachunkowym powinna być sporządzona z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności oraz określać zasady postępowania stosowane przez biuro rachunkowe w zakresie AML.

Określone powinny być:

• czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związane z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
• zasady:
  • rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
  • stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
  • przechowywania dokumentów oraz informacji;
  • wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
  • upowszechniania wśród pracowników biura rachunkowego wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (szkolenia);
  • zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  • kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności biura rachunkowego z ustawą AML oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
  • odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR, a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy AML;
  • dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze

KYC – czyli procedura identyfikacji klienta

Biuro rachunkowe ma obowiązek weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.  

Proces identyfikacji tożsamości klienta (KYC, ang. Know Your Customer), powinien znajdować się w każdej procedurze AML wdrożonej przez biuro rachunkowe. W celu przeprowadzenia procesu KYC biuro rachunkowe powinno uzyskać od klienta:

• oświadczenie dotyczące statusu PEP (eksponowane stanowisko polityczne),
• oświadczenie o beneficjentach rzeczywistych,
• kopię lub skan dowodu tożsamości.

Następnie pracownik biura rachunkowego powinien przeprowadzić proces weryfikacji w oparciu o złożone przez klienta oświadczenia oraz pozyskane dokumenty w tym:

• dokumenty zawierające aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru, lub inne dokumenty, dane lub informacje pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, np. aktualne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub zaświadczenia z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), wydruki informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR);
• inne dokumenty określone wewnętrzną procedurą AML lub dostarczone przez klienta np. sprawozdania finansowe; zaświadczenia z ZUS oraz US o niezaleganiu z płatnościami z tytułu zobowiązań publicznoprawnych; wykazy Ministerstwa Finansów, w tym „biała lista” podatników VAT; umowa spółki.

Zobacz też: Szkolenie dla biur rachunkowych- obowiązki wynikające z ustawy o AML