Zbliża się termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, jednak polski biznes wykazuje bierność w przygotowaniach. Ponad połowa przedsiębiorców nie podjęła jeszcze aktywnych działań w tym zakresie, z czego 30% nie planuje podejmować żadnych kroków, oczekując na ostateczne wytyczne.

Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, czyli firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, następnie, od 1 kwietnia, obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, włączając w to zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Faktura nie będzie już wysyłana bezpośrednio do kontrahenta, lecz najpierw trafi do KSeF. System ten nada dokumentowi unikalne dane identyfikujące i udostępni go odbiorcy, przy czym to data wystawienia faktury w KSeF będzie wiążąca w obrocie gospodarczym.

56% przedsiębiorców nie podjęło jeszcze aktywnych działań w zakresie KSeF – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez fillup k24. Spośród nich 26% planuje zająć się tematem w bieżącym kwartale, a 30% w ogóle nie podejmuje żadnych kroków, oczekując na ostateczne wytyczne. Eksperci ostrzegają, że luty 2026 r. może przynieść więc polskim firmom niemałe zawirowania.

Jak alarmuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa i ambasadorka marki fillup k24, największe wyzwanie stanowi te 30% przedsiębiorców, którzy trwają w stanie "specyficznej hibernacji". – Jeśli do tego weźmiemy pod uwagę, że niemal 20% badanych nie potrafiło sprecyzować, czym jest KSeF, a prawie 9% nie wie lub ma trudności ze wskazaniem, kogo obejmie system, to rysuje się nam obraz pokaźnego segmentu przedsiębiorców wymagających pilnej edukacji i wsparcia – zwraca uwagę.

Autorzy badania tłumaczą, że strategia bierności i oczekiwania na ostateczne wytyczne może wynikać z wewnętrznych problemów firm, takich jak brak zasobów do rozpoczęcia przygotowań czy paraliż decyzyjny, nie można jednak wykluczyć, że wielu przedsiębiorców po prostu nie docenia wagi i złożoności nadchodzącej transformacji. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24, ostrzega, że całkowita bierność lub powściągliwe przygotowania niosą spore ryzyko dla całego ekosystemu biznesowego w Polsce. – Po publikacji ostatecznych wytycznych takie firmy nie będą już miały przestrzeni, by starannie wdrożyć KSeF na czas, zespoły prawdopodobnie wejdą w nową erę rozliczeń niekompetentne i zestresowane, a nieprzepracowane problemy techniczne mogą sparaliżować firmowe procesy – wskazuje.

Co ciekawe, grupa przedsiębiorców niepodejmujących żadnych działań jest również tą, w której odnotowano najwięcej optymistycznego myślenia – aż 53% nie ma w niej żadnych wątpliwości związanych z KSeF. Dla porównania, w grupie w pełni gotowej obaw nie ma zaledwie 13% badanych. Generalnie spokój wydaje się dominującym uczuciem – blisko 72% badanych uważa, że KSeF nie wywróci ich działalności do góry nogami, a może nawet ją ułatwi.

Interpretacja wyników może być jednak dwojaka. – W optymistycznej wersji są sygnałem, że firmy mają już dobrze zdigitalizowane procesy i czują się pewnie w obliczu nadchodzącej zmiany, bo z poprzednimi wdrożeniami (np. JPK) poradziły sobie dobrze. Być może przedsiębiorcy ufają, że KSeF będzie intuicyjny, że początkowe trudności szybko miną i wkrótce wszyscy skorzystają z wygód automatyzacji. Istnieje jednak ryzyko, że badani po prostu źle oszacowali złożoność wdrożenia. Powody? Może są na zbyt wczesnym etapie przygotowań, by realnie ocenić skalę zmian, a może zapoznali się z tematem zbyt powierzchownie i nie do końca rozumieją wpływ KSeF na codzienną pracę firmy – analizuje Monika Piątkowska.

Trzy miesiące przed wprowadzeniem KSeF to ostatni dzwonek na uratowanie sytuacji – zaznaczają autorzy badania. Ich zdaniem szczególną uwagę należy zwrócić na grupę mikroprzedsiębiorstw i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które stanowiły niemal połowę badanych. Ten segment, choć jest fundamentem polskiej gospodarki, dysponuje najmniejszymi zasobami, by w pełni i szybko zaangażować się w transformację, a bez sukcesu JDG i mikroprzedsiębiorstw cała transformacja może się nie udać.

fot. freepik.com
oprac. /kp/